Opakovanou práci obstarají automatizace.
Objednávky, e-maily, faktury, reporty, schvalování: propojíme programy, které už používáte, a zautomatizujeme stále stejné kroky. Kde je třeba přečíst dokument nebo pochopit e-mail, nastoupí AI. Lidé kontrolují a rozhodují.
- Napojené na vaše programy
- Servery v EU
- Schvalování, kde je potřeba
Hodiny práce, které nikdo nepočítá
Kopírovat, vkládat, přeposílat, kontrolovat: opakované práce s firmou přibývá a bere čas tomu, na čem záleží.
„Zkopíruju to do systému.“
Stejná data se ručně zadávají do více programů: e-mail, Excel, informační systém, CRM. Každý krok je ztracený čas a příležitost k chybě.
„Čekám na schválení.“
Žádosti o nákup, dovolenou, nabídky: schvalování se dny přeposílá e-mailem a nikdo neví, jak je daleko.
„Report dělám v pátek.“
Každý týden někdo tráví hodiny sbíráním čísel z různých programů, aby sestavil pořád stejný report.
Co je automatizace procesů, jednoduše řečeno
Proces, který sám provádí stále stejné kroky a člověka se zeptá, jen když je to opravdu potřeba.
V každé firmě jsou činnosti, které se řídí stále stejným schématem: přijde objednávka a je třeba ji zadat do informačního systému, přijde faktura a je třeba ji zaúčtovat, na konci týdne někdo sestaví pořád stejný report. Je to jednoduchá práce, ale zabere hodiny a je neustálým zdrojem překlepů.
Automatizace tyto kroky provede sama: spustí se, když se něco stane (e-mail, objednávka, vyplněný formulář, určený čas), vezme data, zkontroluje je a pošle do správných programů. Funguje ve dne i v noci, vždy stejně.
Klasické automatizace fungují jen s uspořádanými daty. S umělou inteligencí umí také přečíst PDF, pochopit, co chce špatně napsaný e-mail, nebo vytáhnout údaje z faktury. A když něco nesedí, zastaví se a zeptají se člověka.
Rozdíly v přehledu
| Funkce | Ruční práce | Klasická automatizace | Automatizace s AI |
|---|---|---|---|
| Pracuje i v noci a o víkendu | Ne | Ano | Ano |
| Zpracuje uspořádaná data (formuláře, objednávky) | Ano, pomalu | Ano | Ano |
| Přečte PDF, e-maily a ručně psané dokumenty | Ano | Ne | Ano |
| Překlepy | Časté | Žádné | Žádné, s kontrolou dat |
| Zeptá se člověka, když něco nesedí | Záleží | Málokdy | Ano |
| Zaznamená každý krok | Ne | Ano | Ano |
Co se dá automatizovat
Oblasti, kde automatizace ušetří nejvíc času. Vždy začínáme procesem, který nejvíc zatěžuje.
Data mezi programy
Objednávky, zákazníci a produkty, které putují mezi e-shopem, CRM, informačním systémem a Excelem bez dvojího zadávání.
Příchozí dokumenty
Faktury, objednávky a formuláře v PDF se načtou automaticky: data skončí ve správném programu, připravená ke kontrole.
E-maily a upozornění
E-maily roztříděné podle tématu, připravené standardní odpovědi, upozornění správnému kolegovi ve Slacku nebo Teams.
Schvalování
Žádosti, které dorazí ke správné osobě se všemi údaji, schválené jedním kliknutím a zaznamenané.
Reporty a přehledy
Čísla sesbíraná z více programů a reporty připravené každé ráno nebo každý týden, bez ruční práce.
Nástup zákazníků a kolegů
Účty, dokumenty, uvítací e-maily a úkoly: každý nový zákazník nebo zaměstnanec projde stejnou cestou a nic se nezapomene.
Kde je potřeba umělá inteligence
Ne každá automatizace potřebuje AI. Používáme ji jen v krocích, kde je třeba porozumět textu.
Čtení dokumentů
Vytáhne údaje z faktur, objednávek a formulářů v PDF nebo na fotografii, i když každý dodavatel používá jiný formát.
Pochopení a třídění
Pochopí, co chce e-mail nebo zpráva, a roztřídí ji: objednávka, reklamace, poptávka, faktura.
Psaní návrhů
Připraví odpovědi, shrnutí a popisy z dat, aby je člověk zkontroloval.
Odhalení anomálií
Upozorní na neobvyklé částky, chybějící údaje nebo nezvyklé požadavky dřív, než se dostanou do programů.
Když krok nevyžaduje porozumět textu, děláme ho bez AI: je to rychlejší, levnější a předvídatelnější.
Příklady automatizací
Typické situace a proces, který je řeší.
Objednávky z e-shopu
Dnes
Každá objednávka se ručně přepisuje do informačního systému a někdo posílá e-mail do skladu.
Proces
Nová objednávka → kontrola dat → informační systém → e-mail zákazníkovi → upozornění skladu
Co se změní
Objednávky zapsané během pár sekund, bez překlepů.
Faktury od dodavatelů
Dnes
Faktury chodí v PDF e-mailem a zadávají se ručně, jedna po druhé.
Proces
E-mail s PDF → AI přečte fakturu → kontrola částek → záznam ke schválení
Co se změní
Člověk kontroluje a schvaluje, místo aby přepisoval.
Poptávky z webu
Dnes
Formuláře z webu končí ve sdílené schránce a někdo je ručně přeposílá.
Proces
Vyplněný formulář → CRM → přidělení obchodníkovi → e-mail s odpovědí
Co se změní
Každá poptávka zapsaná a přidělená během pár sekund.
Interní schvalování
Dnes
Žádosti o nákup a dovolenou putují e-mailem a ztrácejí se mezi zprávami.
Proces
Žádost → vedoucí v Teams nebo Slacku → schválení jedním kliknutím → záznam
Co se změní
Rychlé schvalování se záznamem, kdo co rozhodl.
Týdenní report
Dnes
Každý pátek někdo sbírá čísla ze tří programů a vkládá je do Excelu.
Proces
Každé pondělí v 8 → data z CRM, informačního systému a e-shopu → report → e-mail týmu
Co se změní
Report je hotový dřív, než týden začne.
Noví zákazníci
Dnes
Každý nový zákazník znamená ručně založit účty, složky a úkoly a vždycky se na něco zapomene.
Proces
Podepsaná smlouva → složka a účet → uvítací e-mail → úkoly pro tým
Co se změní
Každý zákazník začíná stejnou cestou a nic se nezapomene.
Nejlépe funguje u procesů, které jsou časté, vždy stejné a snadno měřitelné. Pokud se váš proces pokaždé mění, řekneme vám to během Discovery.
Jak stavíme automatizaci, v 5 krocích
Od dnešního procesu k procesu, který běží sám.
Zmapujeme proces
S lidmi, kteří ho dělají každý den, projdeme všechny kroky, výjimky a zapojené programy. Často už tady vyjdou najevo zbytečné kroky.
Navrhneme proces
Určíme, co automatizace dělá, kde je potřeba AI a kde schválení člověkem. Projdeme to spolu, než ho postavíme.
Propojíme programy
Použijeme existující propojení nebo vyvineme nová. Přístupy omezíme na to, co proces potřebuje.
Otestujeme na reálných datech
Proces spustíme na skutečných případech včetně výjimek, než ho nasadíme do provozu.
Spustíme a sledujeme
Proces se spustí se zapnutým monitoringem: když se něco zasekne, víme to hned, a vy také.
Každý proces předáme s dokumentací: co dělá, kdy se spouští, koho upozorní, když se zastaví.
Spolehlivé, kontrolovatelné, vaše
Automatizace musí fungovat, i když věci nejdou podle plánu.
Upozornění, když se něco zasekne
Když program neodpovídá nebo je údaj chybný, proces se zastaví a upozorní správnou osobu, aniž by se něco ztratilo.
Schvalování, kde je potřeba
Platby, velké objednávky, citlivá data: automatizace připraví, člověk jedním kliknutím schválí.
Záznam každého běhu
Každý běh se zaznamená s použitými daty a výsledkem. Vždy můžete zpětně zjistit, co se stalo.
Servery v Evropské unii
Procesy běží na serverech OVHcloud v evropských datových centrech, případně ve vašem privátním cloudu nebo na vašich serverech.
Minimální přístupy
Každý proces přistupuje jen k programům a datům, které potřebuje, s vlastními přístupovými údaji, které lze kdykoli zrušit.
Zdokumentované a vaše
Ke každému procesu dostanete dokumentaci. Pokud ho jednou budete chtít spravovat sami, můžete.
Nástroje, které používáme
Nástroj vybíráme podle procesu, ne naopak.
n8n
Náš hlavní nástroj. Dá se nainstalovat na servery v EU, takže data zůstávají pod kontrolou, a zvládne i složité procesy.
Make
Pro vizuální procesy a rychlé propojení rozšířených cloudových služeb.
Zapier
Když ho firma už používá nebo stačí jednoduchá propojení mezi rozšířenými aplikacemi.
Kód na míru
Když jsou objemy vysoké, programy nemají hotová propojení nebo je potřeba maximální spolehlivost.
Pokud už některý z těchto nástrojů používáte, začneme od něj.
Začneme v malém. Vy rozhodnete, zda pokračovat.
Začínáme procesem, který nejvíc zatěžuje. Po každé fázi máte něco funkčního a rozhodnete, zda jít dál.
1. Discovery
1 týden · zdarmaZmapujeme opakované procesy, odhadneme, kolik času stojí, a vybereme, kterým začít.
Co dostanete
Procesy seřazené podle priority, odhad nákladů a harmonogramu
2. První proces
1-3 týdnyPostavíme, otestujeme a spustíme automatizaci vybraného procesu.
Co dostanete
Funkční proces s dokumentací a monitoringem
3. Rozšíření
po dvoutýdenních blocíchAutomatizujeme další procesy podle priority, jeden po druhém.
Co dostanete
Nové procesy každé dva týdny
4. Provoz
průběžněMonitoring, aktualizace při změnách programů, drobné úpravy procesů.
Co dostanete
Měsíční report o bězích, chybách a ušetřeném čase
Každou fázi lze objednat samostatně: po prvním procesu se sami rozhodnete, zda pokračovat.
Jak funguje cena
Cena závisí na počtu procesů, programech a počtu kroků. Proto pracujeme takto.
Discovery je zdarma
Zmapujeme procesy a řekneme vám, které se vyplatí automatizovat. Bez závazku.
Pevná cena za každý proces
Cenu každého procesu znáte před začátkem. V průběhu se nemění.
Rozhodujete proces po procesu
Začneme procesem, který nejvíc zatěžuje. Po každém procesu rozhodnete, zda pokračovat.
Průhledné průběžné náklady
Hosting, licence nástrojů a údržba mají jasný paušál. Náklady na AI podle spotřeby přeúčtujeme bez marže.
Kdy se automatizace nevyplatí
Raději vám to řekneme hned, než abychom vám prodali projekt, který nepotřebujete.
Vzácné procesy
Pokud se činnost opakuje jen párkrát do měsíce, automatizace stojí víc, než kolik času ušetří.
Procesy, které se pokaždé mění
Pokud je každý případ jiný a vyžaduje rozhodnutí, je potřeba člověk. Automatizace může nanejvýš připravit data.
Procesy, které nefungují
Automatizace chaotického procesu ho jen zrychlí v chybách. Nejdřív ho zjednodušíme, pak zautomatizujeme.
Programy bez jakéhokoli přístupu
Pokud program nijak neumožňuje číst nebo zapisovat data, automatizace se k němu nepřipojí. Ověříme to během Discovery.
Časté dotazy
Hledáte něco jiného?
Kolik hodin týdně váš tým kopíruje data?
Během bezplatné Discovery zmapujeme opakované procesy a řekneme vám, kde začít. Pokud se automatizace nevyplatí, řekneme vám to.