Integrace softwaru: vaše programy konečně propojené.
Informační systém, CRM, e-shop, fakturace, WhatsApp a Teams: propojíme je, aby si data předávaly samy. Údaj zadaný jednou je aktuální všude, i ve starších systémech bez API.
- Data zadaná jen jednou
- I systémy bez API
- Servery v EU
Když programy spolu nemluví, pracují lidé
Každý systém má vlastní kopii dat. Udržovat je ručně v souladu stojí každý týden hodiny práce a vede k chybám, které se odhalí pozdě.
"Zadávám to dvakrát."
Stejná objednávka, zákazník nebo produkt se píše do e-shopu, do informačního systému i do CRM. Tři zadání, tři příležitosti k chybě.
"Které číslo je správně?"
Zásoby, ceny a adresář se v každém programu liší. Nikdo už neví, který údaj je aktuální.
"Vyexportuju soubor a zase ho naimportuju."
Každý večer někdo stáhne Excel z jednoho systému a nahraje ho do druhého. Stačí posunutý sloupec a všechno se zastaví.
Co je integrace softwaru, jednoduše řečeno
Stabilní propojení, které samo a vždy stejně přenáší data z jednoho programu do druhého.
Každá firma používá několik programů: informační systém na faktury a sklad, CRM na zákazníky, e-shop na objednávky, e-mail, WhatsApp a Teams na komunikaci. Každý sám o sobě funguje dobře, ale žádný neví, co se děje v ostatních.
Integrace je propojí. Když přijde objednávka do e-shopu, objeví se v informačním systému. Když se v systému změní zásoba, aktualizuje se i v e-shopu. Když zákazník podepíše v CRM, jeho údaje jsou připravené pro fakturu. Údaj se zadá jednou a dostane se všude, kde je potřeba.
Rozdíl oproti automatizaci je jemný, ale důležitý: automatizace provádí proces se začátkem a koncem, integrace průběžně udržuje data mezi systémy v souladu. Často jsou potřeba obě a umělá inteligence přichází na řadu, když data přicházejí jako text: PDF, e-maily, zprávy.
Tři způsoby, jak udržet data v souladu
| Hledisko | Ruční zadávání | Export a import souborů | Integrace |
|---|---|---|---|
| Data aktuální ve všech programech | Když si někdo vzpomene | Jednou denně, v lepším případě | V reálném čase nebo v pevně daných časech |
| Překlepy | Časté | Málo, ale jeden špatný soubor zastaví vše | Žádné, s kontrolou dat |
| Práce pro tým | Hodiny každý týden | Každý den | Žádná, kromě výjimek |
| Pozná, když něco nesedí | Záleží | Zřídka | Ano, a upozorní člověka |
| Historie, co a kdy prošlo | Ne | Částečně | Ano, každá výměna se zaznamená |
Jak se systémy propojují
Neexistuje jen jeden typ integrace. Propojení volíme podle toho, jak čerstvá musí data být a co programy umožňují.
V reálném čase
Program dá integraci vědět, jakmile se něco stane (webhook): nová objednávka je v informačním systému během pár sekund.
Obousměrná synchronizace
Zákazníci a produkty zůstávají v obou systémech stejné, ať je upraví kdokoli. U každého údaje určíme, který systém je hlavní zdroj.
V pevně daných časech
Při velkých objemech nebo pomalých systémech se data srovnávají v pravidelných intervalech: každou hodinu, každou noc, každé ráno v 7.
Konektor na míru
Když hotové propojení neexistuje, vyvineme ho nad API daného programu, s testy a dokumentací.
Soubory a sdílené složky
Pro systémy, které umí jen exportovat: čteme soubory CSV nebo Excel ze složky nebo SFTP serveru a měníme je na čistá data.
Přístup do databáze
U informačních systémů bez API čteme přímo z databáze, kde to jde jen pro čtení a s vyhrazeným přístupem.
Systémy, které propojujeme
Některé z programů, které firmy v Itálii a v Česku používají nejčastěji. Seznam není úplný.
Informační systémy v Česku
- Pohoda
- Money S3
- ABRA Flexi
- Helios
Účetní a fakturační systémy v Itálii
- Fatture in Cloud
- TeamSystem
- Zucchetti
- Danea Easyfatt
- Elektronická fakturace (SDI)
E-shopy
- Shopify
- WooCommerce
- PrestaShop
CRM
- HubSpot
- Pipedrive
- Salesforce
Komunikace
- WhatsApp Business
- Microsoft Teams
- Slack
Kancelář a data
- Google Workspace
- Microsoft 365
- Excel a Google Sheets
- SQL databáze
Nevidíte svůj program? Pokud má API, databázi nebo aspoň export souborů, většinou se dá propojit. Ověříme to v rámci Discovery.
I když váš program nemá API
Mnoho informačních systémů nainstalovaných před lety nemá moderní propojení. To není důvod nechat je izolované.
Čtení z databáze
Data čteme přímo z databáze informačního systému, s vyhrazeným uživatelem a kde to jde, jen pro čtení.
Plánované exporty
Pokud program umí exportovat do CSV, Excelu nebo XML, soubory si vyzvedneme ze složky nebo SFTP serveru, zkontrolujeme je a převedeme.
Dokumenty, které přečte AI
Když data přicházejí jen jako PDF nebo e-maily, umělá inteligence je přečte a převede na strukturovaná data, kde je potřeba ke kontrole.
API postavené navrch
Pro systémy, které zůstávají ústřední, postavíme moderní propojovací vrstvu, kterou mohou používat ostatní programy.
Zapisovat do databáze informačního systému mimo jeho pravidla je riskantní: děláme to jen tehdy, když je to bezpečné, po ověření s vámi a případně s dodavatelem systému.
MCP servery: AI propojená s vašimi systémy
Standardní způsob, jak dát AI asistentovi nebo agentovi řízený přístup k datům a funkcím vašich programů.
MCP (Model Context Protocol) je otevřený standard, který umožňuje umělé inteligenci používat externí programy: číst data, vyhledávat informace, provádět akce. Podporují ho hlavní AI asistenti jako Claude a ChatGPT i agenti, které stavíme.
MCP server je spojení mezi AI a vaším systémem, například informačním systémem nebo CRM. Společně určíme, co smí dělat: nahlížet do objednávek a zásob, najít zákazníka, připravit návrh nabídky. Všechno ostatní zůstává zavřené.
Váš tým se tak může asistenta zeptat "v jakém stavu je objednávka pana Nováka?" a dostat odpověď z informačního systému, aniž by ho otevíral nebo kopíroval data do chatu.
Jen to, co určíte vy
Každá funkce se otevírá výslovně: například číst objednávky ano, mazat je ne.
Oprávnění podle osoby
AI vidí jen data, ke kterým má přístup člověk, který ji právě používá.
Schválení akcí
Akce, které mění data, například vytvoření objednávky, vyžadují před provedením potvrzení.
Každý dotaz zaznamenán
Zůstává záznam, kdo se na co ptal a jaká data se použila.
MCP server běží na serverech v EU nebo na vašich. Data z informačního systému se nikam nekopírují: AI do nich nahlíží, když je potřeba.
Příklady integrací
Typické situace a propojení, které je řeší.
E-shop a informační systém
Dnes
Objednávky z e-shopu se přepisují do informačního systému a zásoby se na konci dne aktualizují ručně.
Propojení
Shopify nebo WooCommerce ↔ informační systém: objednávky jedním směrem, zásoby a ceny druhým
Co se změní
Žádné přepisování objednávek a žádné prodané zboží, které není skladem.
CRM a informační systém
Dnes
Obchodník uzavře obchod v CRM a účtárna pak zákazníka znovu zadává do systému, aby mohla fakturovat.
Propojení
HubSpot nebo Pipedrive ↔ informační systém: adresář, přijaté nabídky, faktury a platby
Co se změní
Zákazník se zadá jednou a obchodník vidí, jestli zaplatil.
Pohoda nebo Money S3 a e-shop
Dnes
V Pohodě nebo Money S3 jsou data správně, ale e-shop se musí ručně aktualizovat o produkty a ceny.
Propojení
Pohoda nebo Money S3 → plánovaný export → kontrola → aktualizovaný e-shop
Co se změní
Produkty, ceny a dostupnost vždy v souladu, i se systémem bez moderního API.
WhatsApp Business a CRM
Dnes
Poptávky chodí přes WhatsApp na telefon jednoho člověka a tam zůstávají.
Propojení
WhatsApp Business ↔ CRM: každá konverzace propojená s kontaktem, nové kontakty se zakládají automaticky
Co se změní
Celá historie zákazníka na jednom místě, viditelná pro celý tým.
Elektronická fakturace v Itálii
Dnes
Faktury se připravují v jednom programu a ručně nahrávají na portál k odeslání do SDI.
Propojení
Fakturační systém → kontrola dat → odeslání do SDI → výsledek zapsaný zpět
Co se změní
Faktury odeslané bez ručních kroků, odmítnutí hlášená hned.
Upozornění v Teams nebo Slacku
Dnes
Kdo má vědět o velké objednávce nebo opožděné platbě, se to dozví náhodou.
Propojení
Informační systém a CRM → pravidla → zpráva do správného kanálu v Teams nebo Slacku
Co se změní
Správní lidé se dozvědí to podstatné ve správnou chvíli.
Příklady jsou typické scénáře. V rámci Discovery ověříme, jak se dají propojit vaše programy a jakou metodou.
Jak stavíme integraci, v 5 krocích
Od oddělených programů k datům, která proudí sama, bez zastavení každodenní práce.
Zmapujeme systémy a data
Sepíšeme programy, data, která obsahují, kdo je mění a jak se dají číst a zapisovat: API, databáze nebo soubory.
Určíme hlavní zdroj
U každého údaje stanovíme, který systém platí: zásoby v informačním systému, kontakty v CRM. Díky tomu nevznikají konflikty.
Postavíme propojení
Kde existují hotové konektory, použijeme je, zbytek vyvineme na míru, s přístupem omezeným jen na potřebná data.
Testujeme na reálných datech
Integraci vyzkoušíme v testovacím prostředí se skutečnými daty, včetně obtížných případů: duplicit, prázdných polí, speciálních znaků.
Srovnáme data a spustíme
Upravíme existující data, zapneme propojení a hlídáme ho: když něco neprojde, víme o tom hned.
Každá integrace se předává s dokumentací: jaká data proudí, kterým směrem, jak často a kdo je upozorněn při chybě.
Spolehlivá, i když se systém zastaví
Programy mají údržbu, mění verze, odpovídají pomalu. Integrace to musí zvládnout, aniž by přišla o data.
Automatické opakování
Když systém neodpovídá, integrace to sama zkusí znovu a data zařadí do fronty: žádná objednávka se neztratí.
Upozornění na chyby
Když údaj nemůže projít, například kvůli špatnému DIČ, integrace upozorní správného člověka i s důvodem.
Záznam každé výměny
Každý přenesený údaj se zaznamená: co, kdy, odkud a kam. Vždy dohledáte, co se stalo.
Žádné duplicity
Kontrola kódů a adresáře zabrání tomu, aby stejný zákazník nebo objednávka vznikly dvakrát.
Minimální přístupy
Vyhrazené a odvolatelné přihlašovací údaje s přístupem jen k potřebným datům. Nikdy heslo kolegy.
Servery v Evropské unii
Integrace běží na serverech OVHcloud v evropských datových centrech, nebo ve vašem privátním cloudu či na vašich serverech.
Začíná se jedním propojením. O pokračování rozhodujete vy.
Začneme integrací, která ušetří nejvíc práce. Po každé fázi máte něco funkčního a rozhodnete, zda pokračovat.
1. Discovery
1 týden · zdarmaZmapujeme programy, data a způsoby jejich propojení a vybereme propojení, kterým začneme.
Co dostanete
Mapa systémů, metoda propojení pro každý z nich, odhad nákladů a času
2. První integrace
1-5 týdnůVybrané propojení postavíme, otestujeme a spustíme. Čas závisí na systémech: s hotovým API je to rychlé, starší systémy vyžadují víc práce.
Co dostanete
Funkční integrace s dokumentací a monitoringem
3. Rozšíření
po dvoutýdenních blocíchPropojujeme další systémy podle priority, jeden po druhém.
Co dostanete
Nová propojení každé dva týdny
4. Správa
průběžněMonitoring, úpravy při změně verze nebo API programů, drobné změny.
Co dostanete
Měsíční report o vyměněných datech, chybách a zásazích
Celkem od Discovery po první funkční integraci uplyne 2 až 6 týdnů, podle propojovaných systémů.
Jak funguje cena
Náklady závisí na počtu systémů, způsobu propojení a objemu dat. Proto pracujeme takto.
Discovery je zdarma
Ověříme, jak se dají propojit vaše programy, a řekneme vám, kde má smysl začít. Nezávazně.
Pevná cena za každou integraci
Cenu každého propojení znáte před zahájením. Během práce se nemění.
Rozhodujete po jednom propojení
Začneme tím, které ušetří nejvíc práce. Po každé integraci rozhodnete, zda pokračovat.
Průhledné průběžné náklady
Hosting, případné licence konektorů a údržba mají jasný poplatek, známý předem.
Kdy se integrace nevyplatí
Raději vám to řekneme hned, než abychom vám prodali projekt, který nepotřebujete.
Málo dat, zřídka
Když za měsíc projde jen pár záznamů, občasný export vyjde levněji než integrace, kterou je třeba udržovat.
Systém, který brzy měníte
Pokud za pár měsíců měníte informační systém, vyplatí se propojit až ten nový. S migrací dat vám můžeme pomoci.
Data, která je třeba nejdřív opravit
Když je adresář plný duplicit a chyb, propojení je rozkopíruje všude. Nejdřív je vyčistíme, pak propojíme.
Úplně uzavřené programy
Pokud program nijak neumožňuje číst data, ani API, ani databázi, ani export, propojit ho nelze. Ověříme to v rámci Discovery.
Časté dotazy
Hledáte něco jiného?
Kolikrát váš tým zadává stejný údaj?
V bezplatném Discovery zmapujeme vaše programy a řekneme vám, jak je propojit a kde začít. Pokud se to nevyplatí, řekneme vám to.