Integrazioni tra software: i tuoi programmi, finalmente collegati.
Gestionale, CRM, e-commerce, fatturazione, WhatsApp e Teams: li colleghiamo perché si scambino i dati da soli. Un dato inserito una volta è aggiornato ovunque, anche nei sistemi più vecchi e senza API.
- Dati inseriti una volta sola
- Anche sistemi senza API
- Server in UE
Quando i programmi non si parlano, lavorano le persone
Ogni sistema ha la sua copia dei dati. Tenerle allineate a mano costa ore ogni settimana e produce errori che si scoprono tardi.
"Lo inserisco due volte."
Lo stesso ordine, cliente o prodotto viene digitato nell'e-commerce, nel gestionale e nel CRM. Tre inserimenti, tre occasioni di errore.
"Quale numero è quello giusto?"
Giacenze, prezzi e anagrafiche diverse da un programma all'altro. Nessuno sa più quale sia il dato aggiornato.
"Esporto il file e lo reimporto."
Ogni sera qualcuno scarica un Excel da un sistema e lo carica in un altro. Basta una colonna spostata per bloccare tutto.
Cos'è un'integrazione tra software, in parole semplici
Un collegamento stabile che fa passare i dati da un programma all'altro, da solo e sempre nello stesso modo.
Ogni azienda usa più programmi: il gestionale per fatture e magazzino, il CRM per i clienti, l'e-commerce per gli ordini, l'email, WhatsApp e Teams per comunicare. Ognuno funziona bene da solo, ma nessuno sa cosa succede negli altri.
Un'integrazione li collega. Quando arriva un ordine nell'e-commerce, finisce nel gestionale. Quando cambia una giacenza nel gestionale, si aggiorna nel negozio online. Quando un cliente firma nel CRM, la sua anagrafica è già pronta per la fattura. Il dato si inserisce una volta e arriva ovunque serve.
La differenza con un'automazione è sottile ma importante: l'automazione esegue un processo con un inizio e una fine, l'integrazione tiene allineati i dati tra sistemi in modo continuo. Spesso servono entrambe, e l'intelligenza artificiale entra quando i dati arrivano in forma di testo: PDF, email, messaggi.
Tre modi di tenere allineati i dati
| Aspetto | Inserimento a mano | Export e import di file | Integrazione |
|---|---|---|---|
| Dati aggiornati in tutti i programmi | Quando qualcuno se ne ricorda | Una volta al giorno, se va bene | In tempo reale o a orari stabiliti |
| Errori di battitura | Frequenti | Pochi, ma un file sbagliato blocca tutto | Nessuno, con controlli sui dati |
| Lavoro richiesto al team | Ore ogni settimana | Ogni giorno | Nessuno, salvo le eccezioni |
| Si accorge se qualcosa non torna | Dipende | Raramente | Sì, e avvisa una persona |
| Storico di cosa è passato e quando | No | Parziale | Sì, ogni scambio è registrato |
Come si collegano i sistemi
Non esiste un solo tipo di integrazione. Scegliamo il collegamento in base a quanto devono essere freschi i dati e a cosa permettono i programmi.
In tempo reale
Il programma avvisa l'integrazione appena succede qualcosa (un webhook): un nuovo ordine arriva nel gestionale in pochi secondi.
Sincronizzazione nei due sensi
Clienti e prodotti restano uguali in entrambi i sistemi, chiunque li modifichi. Per ogni dato si decide qual è la fonte principale.
A orari stabiliti
Per grandi volumi o sistemi lenti, i dati si allineano a intervalli fissi: ogni ora, ogni notte, ogni mattina alle 7.
Connettore su misura
Quando non esiste un collegamento pronto, lo sviluppiamo noi sulle API del programma, con test e documentazione.
File e cartelle condivise
Per i sistemi che sanno solo esportare: leggiamo i file CSV o Excel da una cartella o da un server SFTP e li trasformiamo in dati puliti.
Accesso al database
Per i gestionali senza API, leggiamo direttamente dal database, in sola lettura dove possibile e con accessi dedicati.
I sistemi che colleghiamo
Alcuni dei programmi più usati dalle aziende in Italia e in Repubblica Ceca. L'elenco non è completo.
Gestionali e fatturazione in Italia
- Fatture in Cloud
- TeamSystem
- Zucchetti
- Danea Easyfatt
- Fatturazione elettronica (SDI)
Gestionali in Repubblica Ceca
- Pohoda
- Money S3
- ABRA Flexi
- Helios
E-commerce
- Shopify
- WooCommerce
- PrestaShop
CRM
- HubSpot
- Pipedrive
- Salesforce
Comunicazione
- WhatsApp Business
- Microsoft Teams
- Slack
Ufficio e dati
- Google Workspace
- Microsoft 365
- Excel e Google Sheets
- Database SQL
Non vedi il tuo programma? Se ha un'API, un database o almeno un export di file, di solito si può collegare. Lo verifichiamo nella Discovery.
Anche se il tuo programma non ha API
Molti gestionali installati da anni non hanno un collegamento moderno. Non è un motivo per tenerli isolati.
Lettura dal database
Leggiamo i dati direttamente dal database del gestionale, con un utente dedicato e, dove possibile, in sola lettura.
Export programmati
Se il programma sa esportare in CSV, Excel o XML, prendiamo i file da una cartella o da un server SFTP, li controlliamo e li trasformiamo.
Documenti letti dall'AI
Quando i dati arrivano solo come PDF o email, l'intelligenza artificiale li legge e li trasforma in dati strutturati, da controllare dove serve.
Un'API costruita sopra
Per i sistemi che restano centrali, costruiamo uno strato di collegamento moderno che gli altri programmi possono usare.
Scrivere nel database di un gestionale senza passare dalle sue regole è rischioso: lo facciamo solo quando è sicuro, e dopo averlo verificato con te e, se serve, con chi ti fornisce il gestionale.
Server MCP: l'AI collegata ai tuoi sistemi
Il modo standard per dare a un assistente o a un agente AI l'accesso controllato ai dati e alle funzioni dei tuoi programmi.
MCP (Model Context Protocol) è uno standard aperto che permette a un'intelligenza artificiale di usare programmi esterni: leggere dati, cercare informazioni, eseguire azioni. È supportato dai principali assistenti AI, come Claude e ChatGPT, e dagli agenti che costruiamo.
Un server MCP è il collegamento tra l'AI e un tuo sistema, per esempio il gestionale o il CRM. Decidiamo insieme cosa può fare: consultare ordini e giacenze, cercare un cliente, preparare un preventivo in bozza. Tutto il resto resta chiuso.
Così il tuo team può chiedere all'assistente "a che punto è l'ordine del cliente Rossi?" e ricevere la risposta dal gestionale, senza aprirlo e senza copiare dati in una chat.
Solo quello che decidi tu
Ogni funzione è aperta esplicitamente: per esempio, leggere gli ordini sì, cancellarli no.
Permessi per persona
L'AI vede solo i dati a cui ha accesso la persona che la sta usando.
Approvazione per le azioni
Le azioni che modificano dati, come creare un ordine, chiedono conferma prima di essere eseguite.
Ogni richiesta registrata
Resta traccia di chi ha chiesto cosa e di quali dati sono stati usati.
Il server MCP gira sui server in UE o sui tuoi. I dati del gestionale non vengono copiati altrove: l'AI li consulta quando servono.
Esempi di integrazioni
Situazioni tipiche, con il collegamento che le risolve.
E-commerce e gestionale
Oggi
Gli ordini del negozio online vengono ricopiati nel gestionale e le giacenze aggiornate a mano a fine giornata.
Il collegamento
Shopify o WooCommerce ↔ gestionale: ordini in un senso, giacenze e prezzi nell'altro
Cosa cambia
Niente ordini ricopiati e niente prodotti venduti quando non ci sono.
CRM e gestionale
Oggi
Il commerciale chiude la trattativa nel CRM, poi l'amministrazione reinserisce il cliente nel gestionale per fatturare.
Il collegamento
HubSpot o Pipedrive ↔ gestionale: anagrafiche, offerte accettate, fatture e pagamenti
Cosa cambia
Il cliente si inserisce una volta e il commerciale vede se ha pagato.
Fatturazione elettronica
Oggi
Le fatture vengono preparate in un programma e caricate a mano sul portale per l'invio allo SDI.
Il collegamento
Gestionale → controllo dei dati → invio allo SDI → esito registrato nel gestionale
Cosa cambia
Fatture inviate senza passaggi manuali, scarti segnalati subito.
WhatsApp Business e CRM
Oggi
Le richieste arrivano su WhatsApp sul telefono di una persona e restano lì.
Il collegamento
WhatsApp Business ↔ CRM: ogni conversazione collegata al contatto, nuovi contatti creati in automatico
Cosa cambia
Tutto lo storico del cliente in un posto, visibile a tutto il team.
Gestionale ceco ed e-shop
Oggi
In Pohoda o Money S3 i dati sono corretti, ma l'e-shop va aggiornato a mano con prodotti e prezzi.
Il collegamento
Pohoda o Money S3 → export programmato → controllo → e-shop aggiornato
Cosa cambia
Prodotti, prezzi e disponibilità sempre allineati, anche con un gestionale senza API moderne.
Avvisi su Teams o Slack
Oggi
Chi deve sapere di un ordine grande o di un pagamento in ritardo lo scopre per caso.
Il collegamento
Gestionale e CRM → regole → messaggio nel canale giusto di Teams o Slack
Cosa cambia
Le persone giuste sono avvisate al momento giusto.
Gli esempi sono scenari tipici. Nella Discovery verifichiamo come si collegano i tuoi programmi e con quale metodo.
Come costruiamo un'integrazione, in 5 passaggi
Dai programmi separati a dati che passano da soli, senza fermare il lavoro di tutti i giorni.
Mappiamo sistemi e dati
Elenchiamo i programmi, i dati che contengono, chi li modifica e come si possono leggere e scrivere: API, database o file.
Decidiamo la fonte principale
Per ogni dato stabiliamo qual è il sistema che fa fede: le giacenze nel gestionale, i contatti nel CRM. Così non ci sono conflitti.
Costruiamo il collegamento
Usiamo connettori pronti dove esistono e sviluppiamo su misura il resto, con accessi limitati ai soli dati necessari.
Testiamo con dati reali
Proviamo l'integrazione in un ambiente di prova con dati veri, compresi i casi difficili: duplicati, campi vuoti, caratteri speciali.
Allineiamo e lanciamo
Sistemiamo i dati già presenti, accendiamo il collegamento e lo teniamo sotto controllo: se qualcosa non passa, lo sappiamo subito.
Ogni integrazione viene consegnata con la sua documentazione: quali dati passano, in che direzione, ogni quanto e chi viene avvisato in caso di errore.
Affidabile anche quando un sistema si ferma
I programmi vanno in manutenzione, cambiano versione, rispondono lenti. Un'integrazione deve reggere tutto questo senza perdere dati.
Nuovi tentativi automatici
Se un sistema non risponde, l'integrazione riprova da sola e mette in coda i dati: nessun ordine va perso.
Avvisi sugli errori
Se un dato non può passare, per esempio una partita IVA sbagliata, l'integrazione avvisa la persona giusta con il motivo.
Registro di ogni scambio
Ogni dato passato resta registrato: cosa, quando, da dove a dove. Puoi sempre ricostruire cosa è successo.
Niente duplicati
Controlli sui codici e sulle anagrafiche evitano di creare due volte lo stesso cliente o lo stesso ordine.
Accessi minimi
Credenziali dedicate e revocabili, con accesso solo ai dati che servono. Mai la password di un collega.
Server in Unione Europea
Le integrazioni girano su server OVHcloud in data center europei, oppure nel tuo cloud privato o sui tuoi server.
Si parte da un collegamento. Decidi tu se continuare.
Si comincia dall'integrazione che fa risparmiare più lavoro. Dopo ogni fase hai qualcosa che funziona e decidi se andare avanti.
1. Discovery
1 settimana · gratuitaMappiamo i programmi, i dati e i modi per collegarli, e scegliamo il collegamento da cui partire.
Cosa ricevi
Mappa dei sistemi, metodo di collegamento per ciascuno, stima di costi e tempi
2. Prima integrazione
1-5 settimaneCostruiamo, testiamo e mettiamo in funzione il collegamento scelto. I tempi dipendono dai sistemi: con API pronte si va veloci, con sistemi vecchi serve più lavoro.
Cosa ricevi
Un'integrazione funzionante, con documentazione e monitoraggio
3. Estensione
a blocchi di 2 settimaneColleghiamo gli altri sistemi in ordine di priorità, uno alla volta.
Cosa ricevi
Nuovi collegamenti ogni due settimane
4. Gestione
continuativaMonitoraggio, aggiornamenti quando i programmi cambiano versione o API, piccole modifiche.
Cosa ricevi
Report mensile su dati scambiati, errori e interventi
In totale, dalla Discovery alla prima integrazione in funzione servono da 2 a 6 settimane, in base ai sistemi da collegare.
Come funziona il prezzo
Il costo dipende da quanti sistemi, da come si collegano e da quanti dati passano. Per questo lavoriamo così.
La Discovery è gratuita
Verifichiamo come si possono collegare i tuoi programmi e ti diciamo da dove conviene partire. Senza impegno.
Prezzo fisso per ogni integrazione
Ricevi il prezzo di ogni collegamento prima di iniziare. Non cambia in corsa.
Decidi un collegamento alla volta
Si parte da quello che fa risparmiare più lavoro. Dopo ogni integrazione decidi tu se continuare.
Costi ricorrenti trasparenti
Hosting, eventuali licenze dei connettori e manutenzione hanno un canone chiaro, indicato in anticipo.
Quando un'integrazione non conviene
Preferiamo dirtelo subito piuttosto che venderti un progetto che non ti serve.
Pochi dati, raramente
Se passano pochi record al mese, un export ogni tanto costa meno di un'integrazione da mantenere.
Sistema che stai per cambiare
Se tra pochi mesi sostituisci il gestionale, conviene collegare quello nuovo. Possiamo aiutarti nella migrazione dei dati.
Dati da sistemare prima
Se le anagrafiche sono piene di duplicati ed errori, collegarle li copia ovunque. Prima li puliamo, poi colleghiamo.
Programmi completamente chiusi
Se un programma non permette in nessun modo di leggere i dati, né API né database né export, non si può collegare. Lo verifichiamo nella Discovery.
Domande frequenti
Cerchi qualcosa di diverso?
Quante volte il tuo team inserisce lo stesso dato?
Nella Discovery gratuita mappiamo i tuoi programmi e ti diciamo come collegarli e da dove partire. Se non conviene, te lo diciamo.