Il lavoro ripetitivo lo fanno le automazioni.
Ordini, email, fatture, report, approvazioni: colleghiamo i programmi che usi già e automatizziamo i passaggi sempre uguali. Dove serve leggere un documento o capire un'email, interviene l'AI. Le persone controllano e decidono.
- Collegato ai programmi che usi
- Server in UE
- Approvazioni dove servono
Ore di lavoro che nessuno conta
Copiare, incollare, inoltrare, ricontrollare: il lavoro ripetitivo cresce con l'azienda, e ruba tempo alle cose che contano.
"Lo copio nel gestionale."
Gli stessi dati vengono inseriti a mano in più programmi: email, Excel, gestionale, CRM. Ogni passaggio è tempo perso e un'occasione di errore.
"Aspetto l'approvazione."
Richieste di acquisto, ferie, preventivi: le approvazioni girano via email per giorni e nessuno sa a che punto sono.
"Il report lo faccio il venerdì."
Ogni settimana qualcuno passa ore a raccogliere numeri da programmi diversi per costruire sempre lo stesso report.
Cos'è l'automazione dei processi, in parole semplici
Un flusso che esegue da solo i passaggi sempre uguali, e chiede a una persona solo quando serve davvero.
In ogni azienda ci sono attività che seguono sempre lo stesso schema: arriva un ordine e va inserito nel gestionale, arriva una fattura e va registrata, a fine settimana qualcuno compila lo stesso report. Sono lavori semplici, ma richiedono ore e sono una fonte continua di errori di battitura.
Un'automazione esegue questi passaggi da sola: si attiva quando succede qualcosa (un'email, un ordine, un modulo compilato, un orario), prende i dati, li controlla e li invia ai programmi giusti. Funziona di giorno e di notte, sempre allo stesso modo.
Le automazioni classiche funzionano solo con dati ordinati. Con l'intelligenza artificiale possono anche leggere un PDF, capire cosa chiede un'email scritta male o estrarre i dati da una fattura. E quando qualcosa non torna, si fermano e chiedono a una persona.
Le differenze, a confronto
| Funzione | Lavoro manuale | Automazione classica | Automazione con AI |
|---|---|---|---|
| Lavora anche di notte e nel weekend | No | Sì | Sì |
| Gestisce dati ordinati (moduli, ordini) | Sì, lentamente | Sì | Sì |
| Legge PDF, email e documenti scritti a mano | Sì | No | Sì |
| Errori di battitura | Frequenti | Nessuno | Nessuno, con controlli sui dati |
| Chiede a una persona quando qualcosa non torna | Dipende | Raramente | Sì |
| Tiene traccia di ogni passaggio | No | Sì | Sì |
Cosa si può automatizzare
Le aree in cui un'automazione fa risparmiare più tempo. Si parte sempre dal processo che pesa di più.
Dati tra programmi
Ordini, clienti e prodotti che passano da e-shop, CRM, gestionale ed Excel senza doppi inserimenti.
Documenti in arrivo
Fatture, ordini e moduli in PDF letti in automatico: i dati finiscono nel programma giusto, pronti da controllare.
Email e notifiche
Email smistate per argomento, risposte standard preparate, avvisi al collega giusto su Slack o Teams.
Approvazioni
Richieste che arrivano alla persona giusta con tutti i dati, approvate con un clic e registrate.
Report e cruscotti
Numeri raccolti da più programmi e report pronti ogni mattina o ogni settimana, senza lavoro manuale.
Inserimento di clienti e colleghi
Account, documenti, email di benvenuto e attività: ogni nuovo cliente o assunto segue lo stesso percorso, senza dimenticanze.
Dove serve l'intelligenza artificiale
Non tutte le automazioni hanno bisogno di AI. La usiamo solo nei passaggi in cui serve capire un testo.
Leggere documenti
Estrae i dati da fatture, ordini e moduli in PDF o fotografati, anche quando ogni fornitore usa un formato diverso.
Capire e smistare
Capisce cosa chiede un'email o un messaggio e lo smista: ordine, reclamo, richiesta di preventivo, fattura.
Scrivere bozze
Prepara risposte, riepiloghi e descrizioni a partire dai dati, da far controllare a una persona.
Accorgersi delle anomalie
Segnala importi fuori scala, dati mancanti o richieste insolite prima che finiscano nei programmi.
Quando un passaggio non richiede di capire un testo, lo facciamo senza AI: è più veloce, più economico e più prevedibile.
Esempi di automazioni
Situazioni tipiche, con il flusso che le risolve.
Ordini dall'e-shop
Oggi
Ogni ordine viene ricopiato a mano nel gestionale e qualcuno avvisa il magazzino via email.
Il flusso
Nuovo ordine → controllo dei dati → gestionale → email al cliente → avviso al magazzino
Cosa cambia
Ordini registrati in pochi secondi, senza errori di battitura.
Fatture dei fornitori
Oggi
Le fatture arrivano in PDF via email e vengono registrate a mano, una per una.
Il flusso
Email con PDF → l'AI legge la fattura → controllo degli importi → registrazione da approvare
Cosa cambia
La persona controlla e approva invece di ricopiare.
Richieste dal sito
Oggi
I moduli del sito finiscono in una casella email condivisa e qualcuno li inoltra a mano.
Il flusso
Modulo compilato → CRM → assegnazione al commerciale → email di risposta
Cosa cambia
Ogni richiesta registrata e assegnata in pochi secondi.
Approvazioni interne
Oggi
Richieste di acquisto e ferie girano via email e si perdono tra i messaggi.
Il flusso
Richiesta → responsabile su Teams o Slack → approvazione con un clic → registrazione
Cosa cambia
Approvazioni in tempi brevi, con lo storico di chi ha deciso cosa.
Report settimanale
Oggi
Ogni venerdì qualcuno raccoglie numeri da tre programmi e li incolla in Excel.
Il flusso
Ogni lunedì alle 8 → dati da CRM, gestionale ed e-shop → report → email al team
Cosa cambia
Il report è pronto prima che la settimana cominci.
Nuovi clienti
Oggi
Ogni nuovo cliente richiede di creare account, cartelle e attività a mano, e qualcosa si dimentica sempre.
Il flusso
Contratto firmato → cartella e account → email di benvenuto → attività per il team
Cosa cambia
Ogni cliente parte con lo stesso percorso, senza dimenticanze.
Funziona meglio sui processi frequenti, sempre uguali e facili da misurare. Se il tuo processo cambia ogni volta, te lo diciamo nella Discovery.
Come costruiamo un'automazione, in 5 passaggi
Dal processo di oggi a un flusso che lavora da solo.
Mappiamo il processo
Osserviamo con chi lo fa ogni giorno tutti i passaggi, le eccezioni e i programmi coinvolti. Spesso già qui emergono passaggi inutili.
Disegniamo il flusso
Definiamo cosa fa l'automazione, dove serve l'AI e dove serve l'approvazione di una persona. Lo rivediamo insieme prima di costruirlo.
Colleghiamo i programmi
Usiamo i collegamenti già disponibili o ne sviluppiamo di nuovi. Gli accessi sono limitati a quello che serve al flusso.
Testiamo con dati reali
Facciamo girare il flusso su casi veri, comprese le eccezioni, prima di metterlo in produzione.
Lanciamo e controlliamo
Il flusso entra in funzione con il monitoraggio attivo: se qualcosa si blocca, lo sappiamo subito, e anche tu.
Ogni flusso viene consegnato con la sua documentazione: cosa fa, quando si attiva, chi avvisa se si ferma.
Affidabile, controllabile, tuo
Un'automazione deve funzionare anche quando le cose non vanno come previsto.
Avvisi se qualcosa si blocca
Se un programma non risponde o un dato è sbagliato, il flusso si ferma e avvisa la persona giusta, senza perdere nulla.
Approvazioni dove servono
Pagamenti, ordini importanti, dati sensibili: l'automazione prepara, una persona approva con un clic.
Registro di ogni esecuzione
Ogni esecuzione resta registrata, con i dati usati e il risultato. Puoi sempre ricostruire cosa è successo.
Server in Unione Europea
I flussi girano su server OVHcloud in data center europei, oppure nel tuo cloud privato o sui tuoi server.
Accessi minimi
Ogni flusso accede solo ai programmi e ai dati che gli servono, con credenziali dedicate e revocabili.
Documentato e tuo
Ricevi la documentazione di ogni flusso. Se un giorno vuoi gestirlo internamente, puoi farlo.
Gli strumenti che usiamo
Scegliamo lo strumento in base al processo, non il contrario.
n8n
Il nostro strumento principale. Si può installare sui server in UE, quindi i dati restano sotto controllo, ed è adatto anche ai flussi complessi.
Make
Per flussi visivi e collegamenti rapidi tra servizi cloud molto diffusi.
Zapier
Quando l'azienda lo usa già o servono collegamenti semplici tra app molto diffuse.
Codice su misura
Quando i volumi sono alti, i programmi non hanno collegamenti pronti o serve la massima affidabilità.
Se usi già uno di questi strumenti, partiamo da lì.
Si parte in piccolo. Decidi tu se continuare.
Si comincia dal processo che pesa di più. Dopo ogni fase hai qualcosa che funziona e decidi se andare avanti.
1. Discovery
1 settimana · gratuitaMappiamo i processi ripetitivi, stimiamo il tempo che fanno perdere e scegliamo da quale partire.
Cosa ricevi
Elenco dei processi in ordine di priorità, stima di costi e tempi
2. Primo flusso
1-3 settimaneCostruiamo, testiamo e mettiamo in funzione l'automazione del processo scelto.
Cosa ricevi
Un flusso funzionante, con documentazione e monitoraggio
3. Estensione
a blocchi di 2 settimaneAutomatizziamo gli altri processi in ordine di priorità, uno alla volta.
Cosa ricevi
Nuovi flussi ogni due settimane
4. Gestione
continuativaMonitoraggio, aggiornamenti quando cambiano i programmi, piccole modifiche ai flussi.
Cosa ricevi
Report mensile su esecuzioni, errori e tempo risparmiato
Ogni fase si ordina da sola: dopo il primo flusso decidi tu se continuare.
Come funziona il prezzo
Il costo dipende da quanti processi, quali programmi e quanti passaggi. Per questo lavoriamo così.
La Discovery è gratuita
Mappiamo i processi e ti diciamo quali conviene automatizzare. Senza impegno.
Prezzo fisso per ogni flusso
Ricevi il prezzo di ogni flusso prima di iniziare. Non cambia in corsa.
Decidi flusso per flusso
Si parte dal processo che pesa di più. Dopo ogni flusso decidi tu se continuare.
Costi ricorrenti trasparenti
Hosting, licenze degli strumenti e manutenzione hanno un canone chiaro. I costi AI a consumo li rifatturiamo senza ricarico.
Quando non conviene automatizzare
Preferiamo dirtelo subito piuttosto che venderti un progetto che non ti serve.
Processi rari
Se un'attività capita poche volte al mese, automatizzarla costa più del tempo che fa risparmiare.
Processi che cambiano ogni volta
Se ogni caso è diverso e richiede di decidere, serve una persona. L'automazione può al massimo preparare i dati.
Processi che non funzionano
Automatizzare un processo confuso lo rende solo più veloce a sbagliare. Prima lo semplifichiamo, poi lo automatizziamo.
Programmi senza alcun accesso
Se un programma non permette in nessun modo di leggere o scrivere i dati, l'automazione non può collegarsi. Lo verifichiamo nella Discovery.
Domande frequenti
Cerchi qualcosa di diverso?
Quante ore a settimana passa il tuo team a copiare dati?
Nella Discovery gratuita mappiamo i processi ripetitivi e ti diciamo da quale conviene partire. Se non conviene automatizzare, te lo diciamo.